一家业务横跨多领域、采购场景多元的大型集团企业如何进行数字化升级,格瑞德或许可以提供一个可参考的样本。

近期,甄云科技高端访谈栏目《甄知访谈》走进这家中国机械500强企业。带着诸多问题,甄云科技总裁姚一鸣与其供应链总经理徐涵进行了深度交流。从业务特点、数字化过程,到客户与服务商的关系、SaaS与OP的比较,再到数据安全、行业趋势,双方为外界展示了一个全方位的数字化采购升级路径和方法论。

集团型企业的采购之“痛”

格瑞德成立于1993年,目前已发展成为一家围绕人工环境横跨新能源、新材料、装备制造、节能环保、信息技术五大战略新型产业的集团企业,主要业务即通过打造空调工程、复合材料、通风、人防、环保工程的全过程解决方案,广泛应用于基建工程、商业地产、工业制造、农业开发、电子信息、车辆工程、环保处理、医药净化、海洋工程、轨道交通等领域,产品及服务遍布全国及全球五大洲的 100 多个国家和地区。该集团在山东、贵州、四川、新疆、内蒙等地建有生产基地,在上海、北京、济南、兰州以及美国洛杉矶建有研发中心。

从企业介绍中不难看出,格瑞德是一家典型的多业务、多领域、多分支机构的“三多”集团企业。因此,格瑞德采购业务表现出的特点在集团型企业中具有一定的普遍性。

“由于横跨业务板块众多,格瑞德的采购整体呈现小批量、多品种的特点。”徐涵表示。据了解,在格瑞德的采购清单清单中,包含了生产、非生、办公用品、设备、软件、固资、工程等多种物资类型,SKU达到数十万。另一方面,各子/分公司、项目均拥有一定的采购权,但在采购过程中,这些分支机构各有一套指标和规则体系,导致整个采购呈现分散和多标准的特征。

普遍性之外,格瑞德的采购业务还具有自己独有的特点,比如采购不仅面向自己的工厂生产,还有工程项目的场景,由此也衍生出集团既向外部采购(外部供应商),又向内部采购(自己的工厂)的业态。随着业务规模越来越大,这种多品类、多标准、多场景的业务特点使得格瑞德的采购管理越来越复杂,成本高、效率低等痛点愈发凸显,传统的采购模式遇到巨大挑战。

正如姚一鸣的总结,“面对复杂的采购管理,企业开始感觉到缺乏抓手。”

以数据为抓手

“基础数据”成为格瑞德的第一个抓手。

按照徐涵的说法,这一选择源于业务实践中的“难题”:在工程项目场景下,每一个甲方提供的物资清单各不相同,如果格瑞德将这些五花八门的需求直接传递给供应商(外部供应商和自己的工厂),就意味着每个采购员每天都要耗费大量的精力处理成千上万的需求,这显然既不经济也不现实。

“这些需求在本质上并无很大差别。”徐涵表示。当他和集团沿着这一逻辑开始整合客户需求时,基础数据整理就成为第一步,因为在整个供应链的协同中,首先要拉齐数据语言。

姚一鸣同样认为,整理基础数据是每家企业必须要踏过的难关。他表示,很多企业在信息化、数字化过程中遇到重重困难,根源就在于数据问题。数据梳理看似简单,实际上却是一项非常繁杂的工程,一般而言,采购业务的基础数据涉及业务实体、库存组织、库房、库位、单位类别、汇率、物流主数据、物料品类等多个维度,而它们的统一过程即数据语言的拉齐过程。

为完成这项工作,格瑞德的供应链部门联合产品、技术、仓管、工厂等多个部门和子/分公司组成项目组,历时两年,才完成工程项目生产物资的基础数据整理,以同样的方式,格瑞德完成了其它场景下的各类物资数据整理工作。不仅缓解了客户需求多元化带来的效率问题,更重要的是为之后的数字化奠定了坚实的基础。

从信息化到数字化

仅仅整理基础数据,远远不够。系统工具将成为第二大抓手。

数据是静态的,只有整合、流动才会产生价值。和大部分大型集团类似,格瑞德早在多年前就启动了信息化建设,ERP、BPM等系统被引入企业管理中。ERP可以解决部分数据连接和内部管理问题,BPM则可以规范管理流程。但对于供应链采购而言,一些关键问题依然难以解决,比如供应资源。

“供应资源是无法依靠流程去解决。”徐涵表示,而是需要一个系统、一个生态,依靠内外各个组织共同去构建和维护。徐涵认为,应该建立一个类似矩阵型的组织来让大家去合作,销售端、供应端等都参与进来,进行更好的协同,这也正是采购数字化的要义。因此,搭建数字化采购管理系统成为关键一步,它将与其它系统形成系统生态,为不断聚集和沉淀优质供应链采购资源提供基础设施。

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